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In materia di whistleblowing, l’adozione di un sistema di segnalazione da parte di un’azienda testimonia il suo forte impegno in termini di sostenibilità e impatta positivamente sulla sua reputazione, in quanto offre ai propri dipendenti un modo sicuro per segnalare eventuali cattive condotte o illeciti nel corso della propria attività lavorativa.

Oltre a questo, dal 17 dicembre 2023, le aziende con più di 50 dipendenti dovranno adeguarsi al Dlgs 24/2023, a cui hanno già dovuto adeguarsi le aziende con più di 249 dipendenti e quelle dotate di un modello organizzativo ai sensi del DLgs. 231/2001, a prescindere dalla loro dimensione.

Il decreto mira alla creazione di canali di comunicazione sicuri per la protezione dei whistleblower, ovvero delle “persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”.

Come adeguarsi agli adempimenti

• Dotarsi di canali interni di segnalazione

Diventa necessario istituire canali interni di segnalazione, che consentano alle persone legittimate (dipendenti, consulenti) di effettuare segnalazioni di violazioni, come indicato nel Dlgs 24/2023.

• Individuazione del soggetto incaricato alla gestione delle segnalazioni

L’azienda dovrà individuare un soggetto che sarà incaricato di gestire le segnalazioni. Questo dovrà essere formato e avere a disposizione gli strumenti per gestire in autonomia il canale di segnalazione interno e le segnalazioni ricevute.
Il soggetto non può essere uno degli amministratori della società, ma può essere un dipendente o, in alternativa, un soggetto esterno, purché in entrambi i casi goda del requisito di autonomia.

• Informativa

Le aziende che hanno a disposizione un sito internet devono pubblicizzare in una sezione apposita le informazioni sul canale previsto per le segnalazioni, informazioni che devono essere rese disponibili in ogni caso anche all’interno dell’azienda.

• Archiviazione

Deve poi essere istituito un sistema di conservazione, non necessariamente digitale, che consenta di conservare le segnalazioni ricevute, quale che sia la forma con cui sono state presentate, nonché la documentazione relativa alla gestione della pratica relativa a ciascuna segnalazione.

Come possiamo aiutarti – La soluzione Sistemi

Sistemi Whistleblowing è la piattaforma di facile utilizzo che consente ai dipendenti, testimoni di attività irregolari o di condotte illecite che ledono l’interesse pubblico, di denunciare le stesse attraverso canali di comunicazione interni all’azienda. Il tutto garantendo la massima riservatezza dell’identità del denunciante attraverso elevati standard tecnologici.

Sistemi Whisteblowing:

• semplifica le procedure di inserimento e di gestione delle segnalazioni grazie alla presenza di un’interfaccia intuitiva, fruibile da PC, smartphone o tablet;
• gestisce le segnalazioni assicurando la riservatezza dell’identità del segnalante ma al contempo garantendo la tracciabilità del processo, attraverso l’adozione di codici sostitutivi dei dati identificativi;
• mantiene riservato il contenuto delle segnalazioni, garantendone l’immodificabilità, durante l’intera fase di gestione della segnalazione;
• notifica l’avvenuta ricezione delle segnalazioni inserite.

Un’opportunità sia per Aziende che per Studi Professionali

AZIENDE
L’adozione di un sistema di segnalazione da parte di un’azienda è l’occasione per testimoniare il proprio forte impegno in termini di sostenibilità e impattare positivamente sulla propria reputazione.

COMMERCIALISTI E CONSULENTI DEL LAVORO
Il whistleblowing può diventare un’opportunità per Commercialisti e Consulenti del lavoro che vogliono essere il punto di riferimento consulenziale delle proprie aziende. Il professionista può infatti svolgere un doppio ruolo:

• come consulente che guida l’azienda nelle attività di adeguamento dei modelli di organizzazione, gestione e controllo
• come membro dell’Organismo di Vigilanza